インターネットFAXは電話回線がいらない
通常のFAXの場合、電話回線を使って画像データを送受信しますので、必ず固定電話回線をオフィスに契約している必要があります。そして、基本的には1回線に1つの電話番号でしかFAXを使うことはできないことになっています。しかし、インターネットFAXの場合はインターネット回線を使用してデータを送受信します。そのため、FAX用に電話回線を契約する必要はなく、既存のインターネット回線をそのまま使用できます。さらに、速度を維持できるのであれば、1つのインターネット回線でいくつかのFAX用の番号を持つことができて、複数のチャンネルでやり取りができるようになります。
こうした違いは、コストの削減というメリットを生み出します。まず、電話回線が不要となりますので、毎月の基本料をゼロにできるからです。特にいくつもの番号を取得しているのであれば、基本料だけでも結構な金額になってしまいますので、これは大きな違いを生みます。もちろん、インターネットFAXでも送受信の枚数によって利用料はかかってきますが、従来のFAXに比べるとコストを大きく下げられます。
また、複数のFAX番号を持っていると、どの番号に送られてきたのか、逆にどの番号を使って送るのかと管理が大変になることがあります。しかし、インターネットFAXであれば、同じパソコンで簡単に管理をすることができます。送られてきた原稿それぞれの詳細情報をすぐにチェックできますので、送信元を間違えることはありません。しかも、管理ツールの中で、受信した原稿をチェックしながらそのまま返信もできるので、送信ミスも防げます。
FAX機器もいらないという違いは大きい
通常のFAXとインターネットFAXの違いのもう一つ大きな点は、FAX機器がいらないという点です。従来のファックスの場合は、紙に書かれた原稿をスキャンして送信するための専用機器、もしくは複合機が必要でした。これは送信する時も受信する時も同じで、機器なしには使えないわけです。しかし、インターネットFAXの場合はデジタルデータでの送受信となりますので、紙の原稿のスキャンや印刷がいりません。そのため、専用機器は不要です。パソコンもしくはスマホがあれば、原稿を送ることも受信したFAXを読むこともできるわけです。これにより、専用機器を購入したりメンテナンスしたりするコストをゼロにできます。さらに、オフィスの中の機器を置くスペースも省けますので、オフィスを小さくしたりスペースを有効活用したりできるようになります。
もう一つの違いは、送受信できる場所です。上記のように、通常のFAXの場合専用機器がないと使えませんし、固定電話回線で送受信するしかありません。そのため、オフィスでしかFAXを使えないという場所の制限があるわけです。しかし、インターネットFAXの場合は、インターネットに接続でき、手元にパソコンかスマホがあればどこででも送受信ができます。事実上場所の制限がなくなり、外出先で原稿をチェックしたり、在宅勤務をしているスタッフが情報を送ったりすることもできるようになります。
インターネットFAX導入によって生まれる違いを活用する
通常のファックスとインターネットFAXでは、インターネット回線を使うことによって、コストや手間の点で大きな違いが存在します。また、場所の制限がなくなるため、より自由にファックスが使えるようになるという利点もあります。こうした違いを知り、上手に業務に活用していきましょう。
